Aviso de Privacidad.

1. Identidad y domicilio del responsable

Enrique Ortiz Dávila, persona física con actividad empresarial bajo el Régimen Simplificado de Confianza (Resico), operando bajo el nombre comercial “Acadent”, con domicilio en Flamingo 564, Colonia Colinas de San Jerónimo, Monterrey, Nuevo León, C.P. 64630, México, con Registro Federal de Contribuyentes [RFC pendiente], es el responsable del tratamiento de los datos personales que recaba a través de su sitio web (acadent.app), su plataforma SaaS y los demás medios de contacto descritos en este aviso.

Este aviso se emite en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025, vigente desde el 21 de marzo de 2025, y de su Reglamento.

Para cualquier asunto relacionado con la protección de sus datos personales puede contactarnos a través del correo electrónico privacy@acadent.app o al teléfono +52 81 1909 3220.

2. Contexto: roles de Acadent (Responsable y Encargado)

Acadent desarrolla y opera una plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión escolar. En función del tipo de relación con el titular de los datos, Acadent actúa con dos roles distintos previstos en la LFPDPPP.

2.1 Acadent como Responsable

Acadent es Responsable cuando determina por sí mismo los fines y medios del tratamiento. Esto ocurre respecto de los datos personales de: (i) nuestros clientes contratantes (instituciones educativas) y sus representantes legales; (ii) prospectos comerciales que solicitan información o demostraciones; (iii) candidatos a vacantes laborales; y (iv) visitantes del sitio web acadent.app.

2.2 Acadent como Encargado

Acadent es Encargado cuando trata datos personales por cuenta y a nombre de una institución educativa cliente. En este supuesto, la institución educativa es la Responsable de los datos de su comunidad escolar (alumnos, padres, madres o tutores, personal docente y administrativo). Acadent únicamente trata dichos datos conforme a las instrucciones documentadas de la institución y al contrato de prestación de servicios correspondiente.

2.3 Alcance del presente aviso

El presente aviso de privacidad regula exclusivamente los tratamientos en los que Acadent actúa como Responsable. Para los tratamientos en los que Acadent actúa como Encargado, el aviso de privacidad aplicable es el que emite cada institución educativa cliente, a quien deberá dirigirse el titular para ejercer sus derechos.

3. Datos personales que recabamos

Acadent recaba únicamente los datos personales necesarios, adecuados y pertinentes para las finalidades descritas en el presente aviso, en apego al principio de minimización de datos previsto en la LFPDPPP.

3.1 Clientes, representantes legales y prospectos

• Datos de identificación: nombre completo, cargo o puesto.
• Datos de contacto: correo electrónico, número telefónico, domicilio comercial.
• Datos de la institución educativa: razón social, RFC, domicilio fiscal.
• Datos fiscales y de facturación necesarios para la emisión de comprobantes (CFDI).
• Datos bancarios o de cuenta para la recepción de pagos o devoluciones.

3.2 Candidatos a vacantes laborales

• Datos de identificación y contacto.
• Datos curriculares: formación académica, experiencia profesional, idiomas, habilidades técnicas.
• Referencias laborales y, en su caso, resultados de evaluaciones técnicas.

3.3 Visitantes del sitio web

• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, fecha y hora de acceso.
• Identificadores de dispositivo y cookies (ver sección 12).
• Datos proporcionados voluntariamente a través de formularios de contacto.

Datos personales sensibles. Acadent no recaba ni trata datos personales sensibles (en términos del artículo 3, fracción X de la LFPDPPP), tales como origen racial o étnico, estado de salud, información genética, creencias religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical, opiniones políticas o preferencia sexual, respecto de los titulares para los que actúa como Responsable.

4. Finalidades del tratamiento

4.1 Finalidades necesarias

Las siguientes finalidades dan origen y son necesarias para la existencia, mantenimiento y cumplimiento de la relación jurídica entre Acadent y el titular. Sin estos datos no es posible prestar el servicio contratado o atender su solicitud.

1. Identificar al titular y verificar su capacidad para celebrar actos jurídicos con Acadent.
2. Formalizar y dar cumplimiento al contrato de prestación de servicios de software y servicios relacionados.
3. Habilitar, configurar y dar mantenimiento a las cuentas y entornos de la plataforma Acadent.
4. Prestar soporte técnico, atender incidencias y dar seguimiento a reportes.
5. Facturar y procesar los pagos correspondientes a los servicios contratados.
6. Atender solicitudes de información, cotizaciones y demostraciones de la plataforma.
7. Evaluar candidaturas dentro de procesos de reclutamiento y selección de personal.
8. Mantener registros contables, fiscales y administrativos exigidos por la legislación aplicable.
9. Atender requerimientos de autoridades competentes en términos de ley.
10. Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y dar trámite a solicitudes de Derechos ARCO.

4.2 Finalidades voluntarias

Las siguientes finalidades no son necesarias para la relación jurídica pero permiten ofrecerle una mejor experiencia. Usted puede oponerse a su tratamiento sin que ello afecte la prestación del servicio.

1. Enviar comunicaciones comerciales, boletines, novedades de producto y materiales informativos.
2. Invitarle a eventos, capacitaciones, demostraciones y webinars organizados por Acadent.
3. Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y entrevistas de retroalimentación.
4. Elaborar estadísticas agregadas y métricas de uso para mejora del producto.
5. Mantener un historial de prospectos para futuras oportunidades comerciales.

Mecanismo de oposición. Si no desea que sus datos sean tratados para alguna de las finalidades voluntarias antes señaladas, puede manifestarlo enviando un correo electrónico a privacy@acadent.app indicando claramente las finalidades a las que se opone. La negativa al uso de sus datos personales para finalidades voluntarias no podrá ser motivo para negarle los servicios solicitados.

5. Tratamiento de datos de menores de edad

Acadent, en su carácter de Responsable, no recaba directamente datos personales de menores de edad. Los servicios y canales digitales operados por Acadent (sitio web, formularios de contacto, procesos de venta y reclutamiento) están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad.

Cuando dentro de la plataforma Acadent se traten datos personales de menores de edad pertenecientes a la comunidad escolar de una institución educativa cliente, Acadent actuará como Encargado conforme a la sección 2.2, y será la institución educativa, en su carácter de Responsable, quien deberá recabar el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o tutela en términos de los artículos 23 y 24 de la LFPDPPP y demás disposiciones aplicables.

6. Fundamento legal del tratamiento y consentimiento

El tratamiento de sus datos personales se sustenta en las siguientes causales previstas en la LFPDPPP:

• El consentimiento del titular, expreso o tácito según corresponda (artículo 8 de la Ley).
• La existencia, mantenimiento y cumplimiento de una relación jurídica entre el titular y Acadent (artículo 10).
• El cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y contables a cargo de Acadent.
• El interés legítimo de Acadent en garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir fraudes, en los términos permitidos por la Ley.

Cuando la Ley así lo exija, se solicitará el consentimiento expreso del titular. En los demás supuestos, se entenderá otorgado el consentimiento tácito si, puesto a su disposición el presente aviso, el titular no manifiesta oposición al tratamiento.

7. Transferencias de datos personales

7.1 Transferencias que NO requieren tu consentimiento

Conforme al Artículo 36 de la LFPDPPP, no se requiere tu consentimiento para las transferencias siguientes:

• Autoridades competentes cuando exista requerimiento legal, judicial o administrativo válido (SAT, autoridades fiscales, autoridades judiciales, Secretaría de Anticorrupción y Buen Gobierno).
• Proveedores de servicios que actúan como Encargados del tratamiento por cuenta de Acadent, bajo contrato que les obliga a las mismas protecciones (no se considera técnicamente “transferencia” en términos del Art. 50, sino “remisión”).

7.2 Encargados y prestadores de servicios actuales

Actualmente, el único proveedor que Acadent utiliza para operar su plataforma es:

• DigitalOcean, LLC (Estados Unidos): para el alojamiento de la infraestructura de la plataforma, incluyendo servidor de aplicación, base de datos y almacenamiento de archivos. Región del servidor: San Francisco, California, Estados Unidos (sfo3).

Conforme Acadent crezca y agregue nuevos servicios (envío de correo electrónico transaccional, procesamiento de pagos, mensajería, analítica), este aviso se actualizará para reflejar los nuevos Encargados. Los cambios se notificarán a clientes activos por correo electrónico.

7.3 Transferencias internacionales

DigitalOcean, LLC está establecida en Estados Unidos de América, por lo que el almacenamiento de los datos personales implica una transferencia internacional. Acadent se asegura de que DigitalOcean cuente con certificaciones de seguridad reconocidas internacionalmente (SOC 2 Tipo II, ISO 27001) y políticas de protección de datos compatibles con la legislación mexicana.

7.4 Transferencias que SÍ requieren tu consentimiento

Acadent no realiza transferencias de tus datos personales a terceros con fines comerciales propios de esos terceros. No vendemos, alquilamos ni comercializamos tus datos. Si en el futuro alguna transferencia de este tipo fuera necesaria, te lo informaríamos previamente y solicitaríamos tu consentimiento expreso.

8. Cómo ejercer tus Derechos ARCO

Usted tiene derecho a conocer qué datos personales tenemos de usted, para qué los utilizamos y las condiciones del uso que les damos (Acceso). Asimismo, es su derecho solicitar la corrección de su información personal en caso de que esté desactualizada, sea inexacta o incompleta (Rectificación); que la eliminemos de nuestros registros o bases de datos cuando considere que la misma no está siendo utilizada conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la LFPDPPP (Cancelación); así como oponerse al uso de sus datos personales para fines específicos (Oposición). Estos derechos se conocen como Derechos ARCO.

8.1 Cómo presentar una solicitud ARCO

La solicitud puede presentarse por escrito enviando un correo electrónico a privacy@acadent.app, y deberá contener al menos:

• Nombre completo del titular y domicilio o medio para recibir notificaciones.
• Documento que acredite su identidad (copia de identificación oficial vigente) y, en su caso, la representación legal.
• Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los Derechos ARCO.
• Cualquier otro elemento que facilite la localización de los datos personales.
• Tratándose de rectificación, la documentación que sustente la modificación solicitada.

8.2 Plazos de atención

Acadent comunicará al titular la determinación adoptada en un plazo máximo de veinte días hábiles contados desde la fecha en que se recibió la solicitud, a efecto de que, si resulta procedente, se haga efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha en que se comunique la respuesta. Cuando las circunstancias lo justifiquen, Acadent podrá ampliar dichos plazos en términos del artículo 32 de la LFPDPPP.

8.3 Costos

El ejercicio de los Derechos ARCO es gratuito. El titular únicamente deberá cubrir los gastos justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos. Si el titular reitera su solicitud en un periodo menor a doce meses, los costos podrán ajustarse en términos de la Ley.

8.4 Limitaciones

El ejercicio de los Derechos ARCO podrá ser limitado, conforme al artículo 26 de la LFPDPPP, cuando: (i) el solicitante no sea el titular o su representante legal no esté debidamente acreditado; (ii) los datos no obren en las bases de datos del Responsable; (iii) se lesionen los derechos de un tercero; (iv) exista un impedimento legal o resolución de autoridad competente; o (v) la rectificación, cancelación u oposición ya se haya realizado previamente.

9. Revocación del consentimiento

Usted puede revocar en cualquier momento el consentimiento que, en su caso, nos haya otorgado para el tratamiento de sus datos personales. La solicitud de revocación deberá presentarse a través del correo electrónico privacy@acadent.app siguiendo el mismo procedimiento previsto en la sección 8.1. La revocación no tendrá efectos retroactivos y, en algunos casos, su atención puede implicar la imposibilidad de continuar prestando el servicio o la conclusión de la relación con Acadent. Asimismo, podrá ser limitada cuando la conservación de los datos resulte necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales.

10. Opciones para limitar el uso o divulgación de datos

Además del ejercicio de los Derechos ARCO, usted cuenta con los siguientes mecanismos para limitar el uso o divulgación de sus datos personales:

• Solicitar su inscripción en el listado de exclusión interno de Acadent, enviando un correo a privacy@acadent.app con la leyenda “Listado de exclusión” en el asunto.
• Inscribirse en el Registro Público para Evitar Publicidad (REPEP) a cargo de la Procuraduría Federal del Consumidor, cuando aplique.
• Cancelar la suscripción a comunicaciones comerciales electrónicas a través del enlace para tal efecto incluido al pie de cada correo.

11. Conservación y supresión de datos

Acadent conservará sus datos personales únicamente durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recabados y las obligaciones legales aplicables. Concluidos dichos plazos, los datos serán suprimidos previo bloqueo en términos del artículo 11 de la LFPDPPP.

12. Uso de cookies y tecnologías de rastreo

12.1 Qué son las cookies

Las cookies son archivos de texto que se descargan automáticamente en su dispositivo cuando visita un sitio web y permiten recordar información sobre su navegación.

12.2 Tipos de cookies que utilizamos

• Cookies estrictamente necesarias: indispensables para el funcionamiento del sitio, sesión y seguridad. No requieren consentimiento.
• Cookies analíticas: Google Analytics, Microsoft Clarity, que permiten medir el uso del sitio y mejorar su contenido.

12.3 Cómo controlar las cookies

Usted puede aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies desde el banner de consentimiento disponible al ingresar al sitio, así como desde las opciones de configuración de su navegador. Puedes cambiar tu configuración en cualquier momento desde el pie de página del sitio mediante el botón “Gestionar cookies”. La desactivación de cookies estrictamente necesarias puede afectar el funcionamiento del sitio.

13. Medidas de seguridad

Acadent ha implementado medidas de seguridad razonables, suficientes y proporcionales al tipo de datos tratados y a los riesgos asociados, con el fin de protegerlos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado.

13.1 Medidas técnicas

• Cifrado de datos en tránsito mediante TLS y cifrado en reposo.
• Control de acceso basado en roles y principio de menor privilegio.
• Mecanismos de autenticación fuerte para personal con acceso a datos.
• Respaldos periódicos y planes de continuidad y recuperación.
• Monitoreo, registro de actividad y detección de incidentes.

13.2 Medidas administrativas

• Políticas internas de protección de datos y seguridad de la información.
• Acuerdos de confidencialidad con personal y proveedores.
• Programa de capacitación y concientización en privacidad.
• Procedimientos para gestión de incidentes y notificación de vulneraciones.
• Evaluación periódica de riesgos y auditorías internas.

13.3 Medidas físicas

• Las instalaciones de hospedaje de DigitalOcean cuentan con certificaciones SOC 2 Tipo II e ISO 27001.
• Control de acceso a las instalaciones de Acadent.
• Resguardo de equipo de cómputo y dispositivos de almacenamiento.

14. Modificaciones al aviso de privacidad

Acadent se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones al presente aviso de privacidad, por ajustes regulatorios, novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación o el ofrecimiento de los servicios. Las modificaciones estarán disponibles en acadent.app/privacy indicando la fecha de la última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, se notificarán adicionalmente por correo electrónico a los titulares cuyos datos de contacto obren en nuestras bases.

15. Autoridad competente

Si considera que su derecho de protección de datos personales ha sido vulnerado por alguna conducta u omisión de Acadent, o presume alguna violación a las disposiciones previstas en la LFPDPPP, su Reglamento y demás ordenamientos aplicables, podrá interponer la queja o denuncia correspondiente ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales designada por la legislación vigente. Le sugerimos consultar el sitio oficial de dicha autoridad para conocer el procedimiento aplicable.

16. Contacto

Para cualquier duda, aclaración o solicitud relacionada con el presente aviso de privacidad o con el tratamiento de sus datos personales, puede contactar al área de privacidad de Acadent a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico: privacy@acadent.app
• Teléfono: +52 81 1909 3220
• Domicilio: Flamingo 564, Colonia Colinas de San Jerónimo, Monterrey, Nuevo León, C.P. 64630, México

Aceptación del aviso

Al proporcionar sus datos personales a Acadent, ya sea a través del sitio web, formularios de contacto, procesos comerciales o de reclutamiento, o mediante cualquier otro medio puesto a su disposición, usted manifiesta que ha leído, entendido y aceptado los términos del presente aviso de privacidad y otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas, en términos de la LFPDPPP y demás disposiciones aplicables.